Office另存PDF/A標準文件

在許多公司內部在推行無紙化的作業,都會有一套系統專門在存放這些電子文件,通常大部分都會是PDF檔案居多。而上傳的時候有些比較嚴個的系統會檢查PDF檔案有沒有符合PDF/A標準。有時候上傳檢查的時候會出現累似這種錯誤:Font ArialMT is not embedded。

以下節錄自維基百科:

PDF/A 實際上是 PDF 的一個受限制的子集,略去了 PDF 中不適合長期存檔的特性,例如不同系統的字型,數位簽章, 和JavaScript. 這與 PDF 的另一個用於印刷的子集 PDF/X 類似。

此外,該標準為讀取 PDF/A 檔案的軟體產品設定了必要條件。一個符合標準的閱讀器必須遵循指定的規則,包括遵循色彩管理準則、使用嵌入字型彩現等。

https://zh.wikipedia.org/wiki/PDF/A

簡單來說就是符合ISO標準的PDF檔案格式,檔案裡面許多規格都有很嚴格的規範。

下面是我丟了一個沒有符合規範的PDF檔去freepdfonline去檢查/轉換,然後因為有錯誤所以無法轉換它會把錯誤原因告訴你如下圖

https://freepdfonline.com/converttopdfa/

這文件的一部分是從Excel轉出來 然後用PDF Sam合併的。字面的意思大概就是嵌入字型的問題。

所以我們在從Office的各種文件要轉存成PDF要上傳到比較嚴謹的電子文件系統時候,建議去Option把ISO 19005-1 compliant勾起來這樣就比較不會有問題了。

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